BIツールとは？機能やメリット・活用シーンを徹底解説

企業の継続的な成長には、データを用いた客観的な意思決定が重要です。BIツールの活用により、分散したデータの一元管理・可視化が可能になります。この記事では、膨大なデータの分析に役立つBIツールについて解説します。自社内でBIツールの活用を検討している人は、参考にしてください。

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• BIツールとは？基本情報を解説
• BIツールのおもな4つの機能
• BIツールとExcelの違い
• BIツールのメリット
• BIツールのデメリット
• 企業におけるBIツールの活用シーン
• BIツールの選び方・比較するポイント
• まとめ

BIツールとは？基本情報を解説

BIツールは「ビジネス・インテリジェンスツール」の略称です。社内に蓄積された大量のデータを収集・分析し、経営判断や戦略的な意思決定を支援するツールを指します。企業では、複数のシステムやツールを用いてデータを管理することが一般的です。BIツールを活用することで、複数のデータを統合・可視化できる場合があります。

BIツールの目的と役割

企業が有する大量のデータから必要な情報を引き出し、迅速かつ正確な意思決定をサポートすることが目的です。従来はExcelを使用して手作業で集計・分析していたものが、BIツールによっては、専門的な知識がなくても操作できる設計になっています。結果として、非効率な業務を減らし、迅速な意思決定に寄与します。

BIツールのおもな4つの機能

ここでは、BIツールに搭載されている、おもな4つの機能を解説します。

1. レポート・ダッシュボード機能

レポート機能では、経営指標の1つであるKPIを可視化したり、問題を早期に検知したりします。自社が確認したいレポートをカスタマイズし、営業活動や経営指標に活用できます。また、ダッシュボード機能では、グラフやチャートを使い、課題の可視化が可能です。

2. OLAP（オンライン分析処理）分析機能

OLAPは「Online Analytical Processing」の略称で、オンライン分析処理のことです。ドリルアップやドリルダウン、ドリルスルー、スライシングといった手法を用いてデータの多角的な分析を可能にします。

3. データマイニング機能

データマイニングとは、収集したデータの関係性や傾向を分析し、新たな施策立案や知見を得る機能です。データから有益なものをマイニング（採掘）し、規則や相関関係などを導き出します。

4. シミュレーション機能

シミュレーション機能は過去の実績を活用し、予算や経営計画をシミュレーション、プランニングします。在庫管理にも活用でき、精度の高い予測が可能です。気温やキャンペーンなど、複数の条件を加えた予測もできます。

BIツールとExcelの違い

従来使われていたExcelとBIツールの違いについて、おもな3つの点を解説します。

データ処理の速度

BIツールは、大量データの処理や可視化に対応した設計のものが多く、Excelよりもデータ処理がスムーズです。分析対象のデータ量が少ない場合は大差ありませんが、BIツールでは、膨大なデータの分析や複雑かつ多角的な分析も可能です。そのため、手作業での計算やフィルタリングに要していた時間を削減できる可能性があります。

データの抽出方法

ExcelとBIツールでは、データの抽出方法も異なります。Excelでも複数データの統合は可能ですが、設定や手作業が必要になる場合があります。一方、BIツールは複数のデータソースからデータを抽出して分析可能です。複数のデータを組み合わせて分析したい場合は、BIツールが適しています。

リアルタイムのデータの活用

Excelはデータを取り込んだ後に手作業で更新が必要であるため、更新しなければ徐々に情報が古くなります。一方、BIツールはデータベースやクラウド上の情報と連携し、リアルタイムで最新データを反映できる構成も可能です。また、共有するためにメールに添付したり、共有フォルダに保存したりする手間を軽減できる場合があります。

BIツールのメリット

BIツール自体にはどのようなメリットがあるのか、おもな4つを解説します。

社内に分散したデータを自動で統合し一元管理・分析できる

多くの企業は部門ごとにデータを管理しており、データが複数のシステムにまたがっています。BIツールを活用すると、これらのデータを1箇所に集められる上、抽出・分析・レポート作成が可能です。Excelでは難しいシステムを横断したデータ分析や深掘りした高度な分析も、BIツールを活用すれば実現できる場合があります。

データを可視化できるため現状把握しやすい

BIツールの特徴の1つが、データの可視化です。抽出・分析したデータをグラフやチャートにし、分かりやすく表示できます。データの現状もひと目で把握できるため、各部署の現状を容易に共有しやすくなります。また、データや課題の可視化だけでなく、データ分析に要す時間の短縮にもつながります。

問題や課題を早期発見でき、迅速に対応できる

BIツールを活用してデータを可視化できると、問題や課題を早期発見でき、迅速な対応が可能になります。これまで表出していなかった問題や課題もBIツールの活用で洗い出せ、問題や課題の芽を素早く摘み取れるでしょう。そのため、BIツールを用いて、自社が成長するためのヒントを得る企業が増加傾向にあります。

レポート作成を効率化できる

BIツールを活用すると、集計やレポート作成の作業を効率化できます。従来は手作業で行っていた作業が不要となりグラフやチャートとして瞬時に出力されるため、手間と時間を削減できます。労力の削減により、より付加価値の高い業務に集中できるでしょう。

BIツールのデメリット

多数のメリットがあるBIツールですが、デメリットも存在します。おもな2つのデメリットを解説します。

コストが必要である

ほとんどのBIツールは、導入時にコストが必要です。無料版が設定されている場合もありますが、オプション機能は有料のものが多いため、導入前に利用目的や人数を確認しましょう。必要な機能が搭載されておらず有料で追加しなければならない場合、想定外のコストがかかります。

初期設定に時間を要す

BIツールを導入する際は、初期設定に時間を要します。各システムからデータを抽出・加工し、分析することに特化した「多次元データベース」に格納する作業が複雑なため、情報システム部門に依頼すると安心です。

企業におけるBIツールの活用シーン

企業において、具体的にどのような場面でBIツールが役立つのか、活用シーンを解説します。

経営・財務分析

売上や財務情報といった経営の根幹となるデータの分析時に活用できます。売上情報や財務情報などは、経営にとって極めて重要な情報です。BIツールの導入により、手作業で実施していたデータ集計や資料作成を自動化できるだけでなく、売上情報や財務状況をタイムリーに把握できるため、迅速な経営判断に役立ちます。

営業・売上・顧客分析

BIツールでは異なるシステムのデータを横断的に集計・可視化し分析する際に活用できます。そのため自社商材の購買層や特性を明確に分析したり、購入履歴やアクセスデータからマーケティング戦略を最適化に活用できる場合があります。その結果、顧客満足度の向上に加え、リピーターの増加にもつながり、長期的な収益向上につながる可能性があります。

人事データ分析

BIツールを導入すると、人事関連のさまざまなKPIを瞬時に可視化し、現状分析から将来予測までをまとめて実施できます。採用計画を立てる場合、現状のスキルマップや人材育成状況をダッシュボードで把握し、今後必要なスキルを分析可能です。リモートワークやジョブ型雇用の拡大により発生する新たな課題も、統計データを基にした客観的な判断材料として活用できます。

予算管理

表計算ソフトに替わって予算管理にも活用できるため、企業の予算管理を効率的に進められます。予算と実績のデータをリアルタイムで比較し、予算の超過や不足を早期発見できるため適切な対策を立てられます。また、予算計画の見直しや修正が容易になり、経営資源の配分の検討に活用できます。

BIツールの選び方・比較するポイント

BIツールには多様な種類があるため、導入時に比較すべき3つのポイントを解説します。

使いやすさ・操作性

BIツールは、データ分析の基本知識がなくても直感的に操作できることが理想です。機能が充実していても、担当者が使いこなせなければ意味がありません。導入する前に、担当者が継続的に使えるツールであるかを確認しましょう。

料金・導入コスト

多くのBIツールには無料版と有料版があり、それぞれ機能やサポート体制が異なります。初期費用や月額料金に加え、導入・運用にかかる人的リソースも考慮し、自社の予算に合致するツールを導入しましょう。

データ連携の容易さ

SFAやCRM、ERPなど、社内で使用している既存のシステムとの連携がスムーズにできるかも重要なポイントです。複数のデータソースを容易に統合できるツールを選ぶと、効率的な分析を行えます。

まとめ

膨大なデータの集約・分析に役立つBIツールを、近年、多くの企業が導入しています。従来用いられていたExcelよりも効率的かつ多角的に分析でき、迅速な意思決定に役立ちます。

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