ウェビナーとは？主催者・参加者のメリットとデメリットや配信手順などを解説

ウェビナーとは

ウェビナーとは、インターネットを使ってオンライン配信するセミナーで、ウェブとセミナーを組み合わせた造語です。オンラインセミナーやインターネットセミナーなどとも呼ばれます。

ウェビナーは新型コロナウイルス感染症の流行で、対面でのコミュニケーションが自粛されたことにより、需要が高まりました。インターネット環境が整っていれば、参加者はデバイスを使いどこからでも参加できるといった利便性も、需要が高まった理由といえます。

Webミーティングとの違い

ウェビナーとWebミーティングは、共にインターネット上で主催者と参加者とがコミュニケーションを取る場となりますが、用途が異なります。

ウェビナーは主催者が参加者へ向けて、一方向に話したり情報発信したりする研修や説明会などが主な用途です。参加者とのコミュニケーションには、アンケートやQ&Aの機能を利用します。Webミーティングは、主催者と参加者の全員が音声や画像を発信して、双方でコミュニケーションを取ることを目的としています。

ウェビナーを配信する方法

ウェビナーはどのように配信するのでしょうか。ここでは、2つの方法について解説します。

リアルタイム配信

リアルタイム配信とは、決められた時間に生放送でセミナーを配信する方法です。主催者と参加者は、同時刻に参加するため、チャット機能やアンケート機能などでコミュニケーションが取れます。リアルタイム配信は、ライブ配信とも呼ばれています。

録画配信

録画配信とは、主催者が前もって録画したセミナー動画を配信する方法です。主催者と参加者は、リアルタイム配信のようなコミュニケーションは取れません。録画配信は、配信開始後にアーカイブとして参加者が自由に視聴できるものと、リアルタイム配信のように決められた時間のみ視聴できるものがあります。

【主催者側】ウェビナーを活用するメリット

ウェビナーを活用すると、主催者側はさまざまなメリットが得られます。以下で、解説します。

開催に関わる費用が削減できる

主催者側はウェビナーを活用することで、セミナー開催に関わるさまざまな費用を抑えられます。例えば、ウェビナーはセミナー開催に必要な会場や講師の移動がないため、会場レンタル費や交通費が削減できます。

参加者を集めやすい

参加者を集めやすいことも、ウェビナーのメリットです。インターネット上で開催するため、場所や参加人数の制限がなく、全国各地からの集客が望めます。録画配信の場合は、参加者が都合に合わせて視聴できるため、より集客が期待できます。

情報が伝わりやすい

ウェビナーは、図や文字だけでなく動画を導入することで、複雑な情報を参加者が理解しやすい形で伝えられます。また、主催者は画面の操作がしやすいため、リアルタイム配信では参加者全員の画面に資料を共有できます。

【主催者側】ウェビナーを活用するデメリット

ウェビナーの活用は、主催者側にとってデメリットになる場合もあります。以下で、2つのデメリットを解説します。

通信障害の発生リスクがある

ウェビナーはインターネット環境や接続障害が発生すると、音声や画像が乱れたり、セミナーが中断したりする恐れがあります。万が一障害が発生した時のために、事前にトラブル対策を立てておくことが重要です。

参加者の反応がわかりにくい

会場で参加者と対面して行うセミナーに比べると、ウェビナーは参加者の表情や反応がわかりにくいといえます。参加者の反応は、ウェビナー開催中にチャット機能やアンケート機能を活用することで確認できます。

参考： アンケートの作り方とは？5つの作成ステップやサービスの改善につなげるコツも解説

【参加者側】ウェビナーを活用するメリット

参加者は、ウェビナーからどのようなメリットが得られるのでしょうか。以下で、3つのメリットを解説します。

場所に関係なく参加できる

参加者にとってのメリットの1つに、インターネット環境が整っていれば、デバイスを使って場所を問わずに自由に参加できることがあります。録画配信の場合は、参加者の都合のよい時間に視聴が可能です。

移動時間や交通費が必要ない

ウェビナーは、会場への移動がないため交通費はかからず、自宅や勤務先から参加できることがメリットです。対面式のセミナーでは会場への移動が必要であり、参加するにはさまざまなコストがかかります。

気軽に質問できる

リアルタイム配信でチャット機能が使えるウェビナーの場合は、好きなタイミングで主催者へ質問できます。対面式のセミナーと異なり、他の参加者の目を気にせずに、気軽に質問できることもメリットといえます。

【参加者側】ウェビナーを活用するデメリット

参加者にとってメリットの多いウェビナーにも、デメリットが存在します。以下で、詳しく解説します。

視聴環境の準備が必要になる

参加者はウェビナーを視聴するための環境を、自分で準備する必要があります。ウェビナーはインターネット上で配信されるため、視聴にはインターネット通信環境とパソコンやモバイル端末などの通信機器が欠かせません。

通信機器に不慣れな人は参加しにくい

ウェビナーはスマートフォンやパソコンなどを使い視聴するため、通信機器に不慣れな人にとっては参加しにくい場合もあります。通信機器に不慣れな参加者には、事前にウェビナーのテスト配信を行い、慣れてもらいましょう。

ウェビナーを開催するための基本フロー

ウェビナーを開催するにあたっての、準備から実施後までの流れについて解説します。

1.開催の目的を決定する

ウェビナーを成功させるには、開催目的を明確にすることが重要です。ウェビナーの開催目的は、社内研修や説明会など、企業により異なります。開催目的が明確になれば、参加する対象者や配信方法など必要なものが、自然と見えてきて、効率よく計画を立てられます。

2.ツールを選定する

ウェビナーの対象者が社内か社外かにより、必要な機能は異なります。社内向けの場合は、録画配信ができるツールを選ぶと、従業員が繰り返し動画を視聴できるだけでなく、議事録のように内容を見返すこともできます。社外向けの場合は、参加者とコミュニケーションが取れるチャットやアンケート機能があるツールがおすすめです。

3.配信するための環境整備を行う

ウェビナーを配信するには、環境の整備が大切です。配信中に発生する画像や音声の乱れは、参加者にとってストレスになります。画像や音声の乱れを防ぐためにも、配信する際には有線LANを使いましょう。また、性能のよいカメラやマイクなどのツールを選ぶことも大切です。

4.実施後の評価・分析を行う

ウェビナーの終了後には、必ず評価と分析を行いましょう。アンケート機能を活用すると、参加者からウェビナーに対する感想を得られます。録画機能があるツールの場合は、主催者が実際に視聴して振り返りができます。参加者の感想を得たり、振り返りを行ったりすることで、改善点を洗い出し、次回へつなげましょう。

参考：アンケート結果を分析する方法とは？集計方法や分析の種類、実施する手順などを解説

参考：ウェビナーの開催方法・手順とは？必要なアイテムや押さえるべきポイントも解説

まとめ

ウェビナーは、参加者の集めやすさや費用の削減などから、近年多くの企業が開催しています。リアルタイム配信では、主催者と参加者がコミュニケーションを取ることも可能です。メリット・デメリットを理解して、自社の目的や配信方法に合わせたウェビナーを開催しましょう。

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