ウェビナーの開催方法・手順｜必要なアイテムや押さえるべきポイントも解説

ウェビナーとは

ウェビナーとは、ウェブ（Web）とセミナー（Seminar）を組み合わせた造語で、インターネット上で実施されるセミナーを示す言葉です。オンラインセミナーと呼ばれる場合もあります。

従来のセミナーは、会場を確保したうえでセミナー参加者に実際に会場まで足を運んでもらう必要がありました。一方、ウェビナーはインターネットに接続できる環境があれば場所を問わずどこからでも参加が可能です。新型コロナウイルス感染拡大の影響により、ウェビナーを導入する企業が増加しています。

参考：ウェビナーとは？主催者・参加者のメリットとデメリットや配信手順などを解説

ウェビナーを開催する2種類の方法

ウェビナーの開催方法は、リアルタイム配信と録画配信に分けられます。それぞれについて解説します。

リアルタイム配信（ライブ配信）

リアルタイム配信（ライブ配信）は、決められた日時に生放送で配信を行う方法です。リアルタイム配信は、視聴者とやり取りをしながら行われるので、オフラインのセミナーと同じように進められるメリットがあります。双方がコミュニケーションをとれるので、その場で質問や回答が可能です。

録画配信（オンデマンド配信）

録画配信（オンデマンド配信）は、事前に撮影した動画を参加者が好きなタイミングで視聴できる、オンデマンド形式で配信する方法です。参加者が配信データをダウンロードして視聴する方法もあります。録画配信は、編集が可能なため、質の高いコンテンツを提供できる点もメリットの1つです。

ウェビナー開催までの7つのステップ

ウェビナーを開催するまでの手順を、7つに分けて解説します。

【ステップ1】目的・ターゲットの設定を行う

ウェビナーを開催するには、最初に開催の目的を明確にする必要があります。開催の目的とウェビナーを通してアプローチしたいターゲットをまず設定しましょう。目的やターゲットがあいまいでは、コンテンツの方向性も定まりません。

【ステップ2】配信ツールを選定する

ウェビナーの目的とターゲットを決めたら、配信ツールを選定します。配信ツールの種類や特徴、費用などは多岐にわたるため、どのツールを選ぶかも重要なポイントです。ツールの選び方については、この後で詳しく解説します。

【ステップ3】機材・配信環境を整備する

配信ツールが決まったら、ウェビナー開催に必要な機材をそろえたり、インターネット環境を整えたりします。配信環境が不安定だと、参加者は途中で離脱しかねません。配信環境が整い次第、映像や音声の途切れがないかリハーサルをしましょう。必要な機材やアイテムは、後ほど詳しく解説します。

【ステップ4】講師やスタッフの手配、資料の作成を行う

続いて、ウェビナー開催にあたり、講師や司会者、当日参加する人の対応や技術面をサポートするスタッフなどの人材を揃えます。人気の講師は、スケジュールが先まで埋まっている場合もあるため、手配は早めに進めましょう。当日の台本や必要な資料も、事前に準備しておきます。スタッフや司会者とは、当日に備えて本番を見据えた練習をしましょう。

【ステップ5】告知・集客をする

開催準備とあわせて、ウェビナー開催の告知・集客も行います。告知する際は、ウェビナーのターゲットや目的に合わせてアプローチの方法を変えましょう。状況に応じて、SNSやメールマガジン、DMを利用します。

【ステップ6】参加者へ日時をアナウンスする

開催の1週間前や前日、当日1時間前などのタイミングなどで、参加者にウェビナー開催の日時を再度アナウンスします。直前でのキャンセルを防ぐためにも、リマインドの連絡では出欠確認も行いましょう。開催を知らせるリマインドメールには、ウェビナーの実施日時や参加URL、セミナーの内容、主催者の情報などを記載します。

【ステップ7】ウェビナーを開催する

開催日当日は、配信時間の30分前までには機材のセットアップ、配布資料の確認などの準備をすべて済ませます。開催後は、参加者にお礼のメールを送ったり、アンケートをとったりするなど、アフターフォローを行います。

参考：アンケートとは？目的や種類、質の高いアンケートを作るコツも解説

ウェビナー開催に必要な機材・アイテム一覧

ウェビナー開催に使用する機材やアイテムは、以下の通りです。

ウェビナー開催に最低限必要なものは通信環境とマイク、カメラです。マイクやカメラが内蔵された、インターネットに接続できるパソコンが1台あれば、ウェビナーは開催できます。ウェビナーの目的や内容により、必要なスペックやアイテム、配信ツールなどは異なります。目的や内容に合わせてツールやアイテムを準備しましょう。

企業がウェビナーを開催するメリット

企業がウェビナーを開催すると、費用面やコミュニケーションなど4つの点でメリットが生まれます。それぞれ詳しく解説します。

開催費用を抑えられる

ウェビナーは、従来のオフラインでのセミナー開催と比べて費用を抑えられるメリットがあります。ウェビナー開催は、オフライン開催と異なり、参加者はどこからでもセミナーにアクセスができるため、会場をレンタルしたり、講師やスタッフの交通費や宿泊費を負担したりする必要もありません。オンライン上で資料を共有すれば印刷代も削減できます。

準備・片付けの手間が減る

ウェビナーでは、開催の準備・片付けの手間も減らせます。従来のセミナー開催では、会場の手配や準備、片付けなどの対応も必要です。ウェビナー開催では、会場を用意したり、当日の受付、参加者を会場まで誘導する係を配置したり、椅子や机などを設置したり、片づけたりする必要がありません。

集客できる層が広がる

ウェビナーは、幅広い層にも訴求ができるメリットがあります。従来のセミナーでは、開催場所から遠い人や時間に都合がつかない人は、参加が難しく参加者に偏りがありました。ウェビナーの場合、国内だけでなく海外からの参加も可能なため、さまざまな層にアプローチができ、多くの視聴者を集客できます。

参加者とのコミュニケーションがとりやすい

参加者とのコミュニケーションにチャット機能を用いれば、参加者が気兼ねなく質問をしやすくなるメリットがあります。従来のセミナーでは、質疑応答の時間を待つ必要がありましたが、チャット機能を用いれば好きなタイミングで質問や感想を提示できます。講師や主催者にとっても、参加者の反応がわかりやすく、意見を交換しやすいメリットがあります。

ウェビナー開催時の注意点

ウェビナーをスムーズに開催するために、気を付けたい点を5つの項目で解説します。

安定したインターネット回線を準備する

ウェビナーは、開催者側のインターネット環境を事前に万全にしておく必要があります。映像が途中で途絶えたり、音声が聞こえなくなったり乱れたりするなどのトラブルは、参加者の離脱につながりかねません。ウェビナー開催では安定したWi-Fi回線を用意しましょう。

参加方法、URLのアナウンスを徹底する

ウェビナー開催では、受講者から「入室方法やウェビナーのURLがわからない」との問い合わせが寄せられる場合があります。リマインドメールに、日時や出欠確認と合わせて参加URLや参加方法の詳細を記載しましょう。

推奨環境を伝えておく

参加者側のインターネット環境が原因で、ウェビナー中に音声や映像が乱れたり、途切れたりする場合もあります。参加者には、事前にウェビナー視聴に適した環境の目安を伝えましょう。

開始前に視聴動画を流す

ウェビナーの開始時間前から、音声や映像などを流して、参加者が視聴できるか確認しましょう。事前に視聴者に視聴動画をチェックしてもらえば、開催前にトラブルに対処できます。

情報流出に注意する

ウェビナーの映像や音声など情報の流出には、十分に気を付けましょう。リアルタイム配信では、参加者がスクリーンショットや画面録画などで映像や画像を保存する可能性もあります。社外秘のデータや資料は使用しない、クレジットをつけるなどの対策が必要です。

ウェビナー開催で押さえるべきポイント

ウェビナー開催に向けて、事前に確認しておくべきポイントを解説します。

事前にリハーサルを行う

ウェビナーを開催する前に、リハーサルを行いましょう。事前のリハーサルは、視聴者の立場で問題点に気づけるだけでなく、ウェビナーの精度を高められるメリットがあります。リハーサルでは、講師が話すスピード、声のボリューム、画面のコントラストや照度、カメラの位置、資料の見やすさなどを確認します。

参加率を下げないように事前アナウンスを工夫する

ウェビナーは気軽に参加できる分、キャンセルへのハードルが低くなる傾向にあります。キャンセルを減らすためにも、参加者が興味をひくような工夫を凝らしましょう。講師の紹介や参加特典を事前にアナウンスしたり、質問を募集したりすると参加者の意欲も高まります。リマインドメールは、複数回にわけて送信しましょう。

飽きさせないコンテンツを準備する

ウェビナーは、事前のキャンセルに加えて参加途中での離脱率の高さもデメリットの1つです。主催者は、参加者の集中力が途中で途切れないような、コンテンツを準備しましょう。途中に動画や映像を挿入したり、視聴者参加型の企画や、クイズを盛り込んだりするなど、飽きさせない工夫が大切です。チャット形式を活用すれば、主催者と参加者の距離も縮まります。

参加者の声を聞き、改善していく

ウェビナーを継続して実施し、成果につなげるためには参加者の声を聴き、次回に生かせる改善点や反省点を把握することが大切です。コンテンツや内容で気になる点はなかったか、開催時間に問題はなかったかなど、アンケートを送ったりチャット機能を使ったりして、参加者の感想を集めて、フィードバックを行いましょう。

参考：アンケート結果を分析する方法とは？集計方法や分析の種類、実施する手順などを解説

ウェビナー配信ツールの選び方

ウェビナー配信に使用するツールは、目的や参加人数、費用などを加味して選びます。ウェビナー開催中にコミュニケーションをとりたい場合は、アンケートやチャット機能が必要です。配信方式により使用できるツールが限定される場合もあるため、事前に対応の可否を確認しましょう。

料金プランを「従量課金制」「月額定額制」のどちらにするかは、開催頻度や予算により異なります。トラブルに対するサポート体制や参加上限人数も、ツールを選ぶときのポイントです。

まとめ

オンライン上で行うウェビナーは、好きなタイミングで好きな場所からセミナーに参加できるだけでなく、コミュニケーションが取りやすく、参加者の声が届きやすいなどのメリットがあります。従来のオフラインのセミナーに比べて費用面や会場設置の手間などが減らせる点も注目すべきポイントです。

ウェビナーは、目的やターゲットを明確にしたうえで、資料作成や集客などの事前準備が必要です。参加者のキャンセルや離脱を防ぐためにも、参加したくなる工夫を凝らしましょう。株式会社マクロミルでは多様な社会や消費者ニーズを分析して、クライアントに的確な消費者インサイトを提供しています。ウェビナー開催に是非お役立てください。