グループセッションとは？機能や料金、事例を解説

GroupSession（グループセッション）とはどのようなグループウェアなのか、またどのような料金や機能、導入するメリットがあるのでしょうか。無料で導入できますが、どれほど業務に役立つのか疑問に感じる人もいます。この記事ではGroupSessionの特徴や使い方、導入事例までをわかりやすく解説します。

参照：グループインタビューとは？ 複数の対象者から深い本音を引き出す定性調査の活用法

• GroupSession（グループセッション）とは
• グループセッションでできること
• グループセッションを導入するメリット
• グループセッションを導入すべき会社の特徴
• グループセッションの企業導入事例
• まとめ

GroupSession（グループセッション）とは

GroupSession（グループセッション）とは、日本トータルシステム株式会社が提供する国産のグループウェアです。スケジュール管理や掲示板、稟議、ファイル共有など20種類以上の機能を備え社内の情報共有と業務効率化を支援します。

無料かつユーザー数無制限で始められる点が特徴とされ、中小企業から自治体まで導入されている事例があります。日本企業の商習慣に合わせた設計のため、初めてでも使いやすいとされています。

グループセッションでできること

GroupSessionでは、日々の予定管理から社内連絡、申請業務まで幅広く対応できます。これらを1つのシステムで実施できるため、ツールの分散を防ぐことにつながります。ここでは代表的な機能を解説します。

スケジュール

スケジュール機能では、自身や他のメンバーの予定を日・週・月単位で確認できます。例えば会議を設定する際、メンバーの空き時間を一覧で確認できるため調整がしやすくなります。また、会議室や備品の予約も同時に行えます。重複登録を防ぐ設定も可能であり、ダブルブッキングの防止にもつながります。

ショートメール

ショートメールは、社内限定のメッセージ機能です。外部へは送信できないため、誤送信のリスク軽減につながります。社内の重要な連絡を、安全に共有したい場合に便利です。メールよりも気軽に使用でき、情報伝達をスムーズにすることができます。

ワークフロー

ワークフロー機能では、稟議や申請をデジタル化できます。ドラッグ＆ドロップによって用途に合致するフォームを比較的容易に作成でき、紙の申請書を回す必要がありません。代理人の設定も可能で、承認状況も一目で把握できます。これにより、申請の停滞を防ぎ、業務の効率化につながります。

ファイル管理

ファイル管理機能では、社内の資料やデータを1か所にまとめて共有できます。アクセス権限を細かく設定できるため、部署ごとやプロジェクト単位で安全に運用できるよう設計されています。

更新履歴を確認できるため、古い資料を誤って使用するリスクを軽減できます。検索機能も備わっており、必要なファイルを比較的短時間で見つけやすい点も特長です。情報を整理し、業務をスムーズに進めるための基盤とできるでしょう。

在席管理

在席管理では、誰が在席しているのかを画面上で確認できます。この機能により、電話の取次ぎや急ぎの確認が容易になります。

回覧板・掲示板

回覧板・掲示板機能は、社内への情報共有を円滑に行うための仕組みです。回覧板では対象者を指定して一斉に通知でき、誰が確認したかも把握できます。そのため、伝達漏れを防げるでしょう。一方、掲示板はテーマごとに投稿を蓄積できるため、業務連絡やマニュアルの共有にも活用可能です。紙の回覧よりも迅速に共有しやすい点が特長です。

チャット

チャット機能では、リアルタイムでやり取りできます。既読表示もあるため、確認状況を把握できます。

その他（施設予約・日報）

施設予約機能では会議室や備品の空き状況を一覧で確認でき、そのまま予約までを行えます。スケジュールと連動しているため、予定の登録と同時に設備を確保でき、二重予約も防げます。また、日報機能では業務内容や進捗を記録し、チーム内で共有可能です。個人の活動が見える化され、引き継ぎや業務改善にも役立つでしょう。

グループセッションを導入するメリット

GroupSessionの強みは、コストと機能のバランスにあります。無料から始められ、日本企業向けに設計されている点が強みです。おもなメリットを紹介します。

比較的低コスト（無料でも利用可能）

GroupSessionの大きな特長は、無料・ユーザー数無制限で始められる点です。多くのグループウェアは人数や機能に制限がありますが、無料版でも基本機能を利用できます。また、クラウド版も1ユーザー月額330円（税込）からと比較的低価格です。予算に限りがある中小企業や、まず試してみたい企業にとって導入しやすい料金体系といえるでしょう。

操作がしやすい

操作画面はシンプルで、日本企業の働き方に合わせて設計されています。派手な装飾はなく、必要な情報がわかりやすく配置されているため、初めて使う人でも迷いにくいでしょう。例えば、スケジュールや掲示板などを直感的に操作できます。ITに詳しくない社員でも使いやすい点は、社内に定着させるうえで大きなメリットといえます。

基本のツールが充実している

GroupSessionにはスケジュールや掲示板、ワークフロー、チャット、ファイル管理、施設予約、日報など、業務に欠かせない機能がひと通りそろっています。別々のツールで管理する必要がないため、情報の分散を防ぐことにつながります。また、在席管理やアンケート、安否確認など、日本企業が頻繁に用いる機能も備えています。日常の連絡から申請業務までを一元化につながります。

即座に導入できる

導入までのスピードも魅力です。クラウド版であれば申し込み完了後条件によっては即日利用を開始できる場合があります。サーバーの準備や複雑な設定を自社で行う必要がないため、IT担当者が少ない企業でも不安が少ないでしょう。

無料版から始めて使用感を確認し、その後クラウド版へ移行することも可能です。即座に使い始められる環境が整っているため、業務改善を素早く進めたい企業に適していると考えられます。

リモートやペーパーレス化できる

GroupSessionは、インターネット環境さえあればどこからでも利用できます。スケジュール共有やチャット、ファイル管理などをオンラインで行えるため、テレワークであっても円滑な連携が可能になります。また、稟議や回覧板をデジタル化できるため、紙の申請書やハンコに頼る必要がありません。そのため、業務のスピード向上と印刷コスト削減の両立が可能です。

カスタマイズフリーで機能を追加できる

GroupSessionはソースコードが公開されており、自社の業務に応じた機能追加や画面変更が可能です。例えば独自の申請フォームを作成したり、特定の業務に特化した機能を組み込んだりできます。また、自社にエンジニアがいない場合でも、開発元へカスタマイズを依頼できます。業務内容に合わせて柔軟に対応できる点が特長とされています。

グループセッションを導入すべき会社の特徴

GroupSessionは、特に中小企業やスタートアップに適していると考えられます。低コストでありながら多機能であるためです。また、導入が容易であり、初めてグループウェアを導入する企業にも適しているでしょう。一方で、高度な拡張機能を求める大企業の場合は、費用が大きくなる上位プランの検討が必要になる場合もあるでしょう。

グループセッションの企業導入事例

実際の導入事例を見ると、活用のイメージがより明確になるでしょう。3つの事例を解説します。

さっぽろ創世スクエア

さっぽろ創世スクエアでは、複数の企業や団体が入居する複合施設内での情報共有を目的にGroupSessionを導入しました。異なる企業同士でもスケジュールや掲示板を通じて連携できる環境を整えたため、業務のやり取りが円滑になったと評価されています。

byCloudエンタープライズプランを活用し、導入の手間を抑えつつ施設全体のコミュニケーション活性化につながっているとされています。

株式会社C3アドバンステクノロジー

ITコンサルティングを手がける株式会社C3アドバンステクノロジーでは、社内コミュニケーションの強化を目的に導入しました。安価で安定運用できる点が決め手となり、byCloudプランを採用しています。

スケジュールやショートメール、ファイル管理を活用することで、社員同士の情報共有がスムーズになっています。また、サーバー管理が不要となり、管理コストの削減も可能になりました。

株式会社DMM．comラボ

株式会社DMM．comラボでは、クーポン運営業務を効率化するためにGroupSessionを導入しました。通常の機能に加え、業務内容に応じたカスタマイズを実施しています。低価格でありながら、柔軟な開発対応が可能であったためです。導入後は以前のグループウェアよりも作業効率が向上したという声があり、専用環境として活用されています。

まとめ

GroupSessionは、無料・ユーザー数無制限で始められる国産グループウェアです。スケジュール管理や掲示板、ワークフロー、ファイル共有など、日常業務に必要な機能をまとめられる点が大きな特長といえます。

特に中小企業や、初めてグループウェアを導入する企業にとっては、低コストかつ操作がわかりやすいため適した選択肢といえます。一方で、自社の規模や将来の拡張性も踏まえてプランを選ぶことが大切です。まずは無料版から試し、自社に適しているかを確認してはいかがでしょうか。