アンケート調査の依頼文の書き方と例文を解説！回答率が向上するポイントやNG例

自社でアンケート調査を初めて実施することになった人は、アンケート調査を成功させるために必要な依頼文例や注意点などの情報を収集するでしょう。

そこで本記事では、アンケート調査で効果的な依頼文の書き方を詳しく解説します。また、アンケートの回答率向上のポイントやアンケートの作成方法や送付時の注意点も紹介するため、参考にしてください。

• なぜアンケート調査依頼文が必要なのか？
• アンケート調査依頼文に必要な項目
• 回答率を高める依頼文の書き方ポイント
• アンケート調査依頼文の具体例
• アンケート調査依頼文の注意点
• まとめ

なぜアンケート調査依頼文が必要なのか？

アンケートを成功させるためには、なぜアンケート調査依頼文が必要なのかを解説します。

アンケート調査依頼文の目的

アンケート調査の依頼文が必要な理由は、回答者に協力を仰ぐためです。アンケートの目的が不明瞭な場合や、文面に回答者が回答したくなるような依頼文でなければ、回答者はアンケートを積極的に回答する動機が生まれません。

そのため、アンケート調査を実施する意義を明確にし、回答者が回答したくなるような依頼文が必要です。

アンケート調査依頼文の重要性

アンケートの依頼元が大手企業であれば、目的などの説明がなくても、企業の知名度から信頼感を得られるため、ある程度の回答を集められるでしょう。しかし、認知度の低い会社からの依頼であれば、不信感を抱かれてしまい、回答率が下がってしまう恐れもあります。

そのため、不信感やネガティブな感情を取り除いて、回答者のモチベーションを上げるためにも、アンケート調査依頼文は重要な役割を果たします。

アンケート調査依頼文に必要な項目

アンケート調査依頼文には、次の項目を記載するようにしましょう。

アンケートの目的・利用用途

アンケートに対して不信感を抱いている人も少なくありません。アンケートの目的や何に利用されるのかなどの説明がないと、回答してもらえない恐れがあります。そのため、アンケートに信頼感を持ってもらい、回答率を上げるためには、アンケート調査依頼文の冒頭で目的や利用用途を説明するようにしてください。

また、アンケートの目的や利用用途が分かり、信頼感が持てるようになれば、回答者は責任感を持って回答に協力してくれるでしょう。

アンケートの回答所要時間

アンケートの目的や利用用途が理解できても、忙しくしている人は、アンケートの回答に時間がかかりそうだと感じると、協力してもらえなくなる可能性があります。そのため、回答者がアンケート調査にどれ程の時間を要するかを明確にするため、回答にかかる所要時間を記載するのもよいでしょう。

また、アンケートは何問あるかまで記載すると、より回答者が具体的な回答イメージが持てるようになります。

アンケートの回答期限

いつまでに対応する必要があるのか明らかになっていないアンケートは、アンケートに答えるのを先延ばしにされてしまう恐れがあります。さらに、そのまま回答すること自体を忘れてしまうこともあるため、期限は分かりやすいところに記載します。

必要であれば、回答期限が迫ってきたタイミングでリマインドするのも、回答し忘れを防ぐのに効果的です。

アンケートの回答URL

アンケートの目的を理解し、回答時間を確保してもらえたとしても、肝心の回答方法が分からなければ、回答者は回答を諦めてしまいます。アンケートページに確実にアクセスしてもらうためには、URLは分かりやすい場所に記載したり、目立つ配置やレイアウトにしたりしておきましょう。

また、リンク先に誤りがないよう、送付前には必ず確認してください。

個人情報の取り扱い方法

近年、個人情報の取り扱いに対する意識が高まっています。それは企業だけでなく、個人にも当てはまります。そのため、アンケート調査によって企業が得た個人情報が、どのように取り扱われるのかも丁寧に説明しなければいけません。

万が一、回答者から得た個人情報が流出してしまうと企業の信頼を損ねてしまい、多くの人に迷惑がかかるため、社内でも個人情報の取り扱いは徹底してください。

問い合わせ先

アンケートに回答する際、疑問や確認したいことがある場合に、問い合わせをしたい回答者もいるでしょう。また、問い合わせ先が不明な会社からのアンケート依頼に、不信感を持つ人もいます。

そのため、メールの最後には、問い合わせ先として担当部署や担当者名とともに、連絡先を記載するようにしてください。

回答率を高める依頼文の書き方ポイント

アンケート調査の回答率を高めるために、依頼文は次のポイントに注意して作成しましょう。

わかりやすい簡潔なメール件名

何のメールか分からない件名は、不信感を持たれたり、セールスのメールと思われたりして、開封してもらえなくなる恐れがあります。

まずはメール本文を見てもらえないことには、回答には至らないため、メール件名にはアンケート調査の依頼と分かるような文章を入れるとよいでしょう。また、謝礼がある場合はその旨も記載するのがおすすめです。

丁寧で適切な文章表現

アンケート調査の回答率を上げる依頼文には、目的や回答方法、期限などを明確に記載することが重要です。内容は好感を持ってもらい、安心して回答できるような丁寧な表現を用いて分かりやすく記載しましょう。

ただし、詳細に書きすぎるあまり、長くなってしまうと、情報量が多くなり内容が分かりづらくなってしまうため注意が必要です。

効果的な送信タイミングとフォローアップ

アンケートのターゲットがどのような人なのかで、回答率を高める方法は異なります。効果的に依頼するためには、相手がメールを読んでくれる時間帯や曜日を狙う必要があります。例えば、平日に働いている人に送るのであれば、夕方以降や土日がおすすめです。また、送付先が企業であれば、業務時間内に送るようにしましょう。

ターゲット別の送信時の工夫以外にも、セミナー後に実施するアンケートであれば、セミナーを受けた記憶がはっきりしているイベント終了直後に送るようにして、回答率が上がるようにします。

アンケート調査依頼文の具体例

アンケート調査依頼文の例を紹介します。依頼文作成時の参考にしてください。

アンケート調査依頼文例

件名：
【謝礼あり】〇〇に関するアンケート

本文：
〇〇様

いつも弊社の商品をご愛用いただき、誠にありがとうございます。

このたび、弊社のサービス向上のために日頃弊社の商品をご利用いただいているお客様へアンケートを実施する運びとなりました。

つきましては、ぜひ〇〇様にもアンケートにお答えいただきたく、メールをお送りいたしました。お忙しいところ恐れ入りますが、ご利用いただいている商品の感想や弊社へのご要望などのご意見をお聞かせください。

▼アンケートは以下のURLよりご回答をお願いいたします
https://www.〇〇〇〇〇〇.com

※設問数：10問（所要時間約10分）
※回答期限：〇月〇日（〇）23：59まで

ご回答いただけた方には、謝礼として後日〇〇をお送りします。

なお、アンケートで収集したお客様の情報やご意見は、当アンケートの目的以外には利用いたしません。データは、当社のプライバシーポリシーに則り、厳重に管理します。

アンケートについてのお問い合わせは、以下までご連絡くださいませ。
TEL：〇〇〇ー〇〇〇ー〇〇〇〇
担当：〇〇あて

皆さまからのご意見、お待ちしております。

アンケート調査依頼文の注意点

アンケート調査依頼文を作成する際には、以下の注意点を意識して作成してください。

件名や目的が不明確

先述の通り、アンケートに回答してもらうためには、メールを開封してもらう必要があります。件名が長すぎたり、内容が不明瞭だったりすると、開封すらしてもらえなくなる恐れがあります。アンケート調査の目的が不明瞭にならないよう気をつけて件名を作成しましょう。

また、メール本文では、アンケート調査の目的が分かりづらくなっていないかに気をつける必要があります。

回答者に負担を与える文面や構成

前置きが長い依頼文や説明が長すぎて分かりづらいもの、回答先のURLが分かりづらいものの場合、回答者に負担を与えてしまい、離脱させてしまう可能性もあります。

また、文面にURLが複数記載されており、どのリンクから回答すれば良いのか分からず、回答者に混乱を与えるメールの構成も避けましょう。

アンケート以外の情報を入れる

アンケート調査依頼文には、自社のWebサイトのリンクや商品紹介のリンクを付けたいと考える人も少なくないでしょう。しかし、メール内に複数の情報があったり、複数のリンクがあったりすると、回答者が離脱してしまう恐れがあります。

そのため、メールに記載する情報量は、1番の目的であるアンケート調査の依頼が埋もれないように注意しなければいけません。

まとめ

アンケート調査を実施する際、回答率を高めるためには、依頼文が重要なポイントになるでしょう。アンケートに信頼感を持ってもらうため、アンケートを実施する目的を分かりやすく伝えるようにしてください。また、回答者が回答しやすいように、設問数やアンケートの回答にかかる時間などを具体的に記載するのも大切です。

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